Priorytety – jak wyznaczać

29/06/18

PRIORYTETY

Wyznaczanie priorytetów

Sprawne ustalanie priorytetów jest bardzo ważnym krokiem przy wyznaczaniu kolejności działań, które podejmujemy w wybranym okresie czasu. Ich prawidłowe ustalenie pozwoli na zapewnienie sobie jak najbardziej efektywnego wykorzystania posiadanego czasu.

Na początkach mojej kariery zawodowej rozpisywało się zadania do realizacji w zeszycie a ich ważność oznaczało jednym, dwoma, trzema wykrzyknikami lub gwiazdkami. Na następny dzień zaczynało się od przeniesienia zadań z tymi samymi priorytetami i dopisanie kolejnych. W obecnych technikach wyznaczania priorytetów na następny dzień kasuje się wszystkie priorytety, dopisuje nowe zadania i wyznacza kolejność działań od nowa. Wczorajsze zadanie z dużą ważnością w dniu dzisiejszym może mieć zdecydowanie mniejszą rangę.

Poniżej przedstawiam kilka zasad wyznaczania priorytetów.

ZASADA PARETO

Zasada Pareto to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków.

Jest ona bardzo widoczna np. w procesach logistycznych przy rozplanowywaniu układu towaru na magazynie. W pierwszej kolejności rozlokowujemy, to co nam najczęściej schodzi z magazynu. Najczęściej jest to miedzy 20 a 30% całego asortymentu jaki mamy w sprzedaży. Resztę stanowią produkty średnio lub nisko rotujące (często  zwane pułkownikami).

Innym przykładem jest planowanie dnia pracy. Kiedy przyjrzymy się zadaniom, które mamy do wykonania w danym dniu i zadamy sobie pytanie: jakie „Ja” mam korzyści z ich realizacji to sami możemy zobaczyć, że około 20% naszego czasu poświęcamy na działania, które mają dla nas kluczowe znaczenie i powodują 80% naszej efektywności. Sporo pozostałego czasu poświęcamy na tak zwane „złodzieje czasu” lub cudze zadania (sporo pracy zlecają szefowie).

ANALIZA ABC

Analiza ABC polega na podzieleniu planowanych zadań i w toku (to zadania, które są w realizacji – jeśli istnieje możliwość ich przestawienia) na trzy grupy wg poniższych kryteriów:

Typu A – są to zadania, które dla mnie są najważniejsze. Wymagają ode mnie specjalnego zaangażowania i raczej nie zalicza się ich do delegowalnych. Jeśli je delegujemy, to wymagają naszego nadzoru lub bardzo dużego zaufania do osoby, która będzie je realizować. Jeśli będziemy się opierać na „Zasadzie Pareto” to jest ich około 20%  (mierzymy nasze zaangażowanie) w planowane zadania.

Typu B – są to zadania średnio ważne.

Typu C to zadania o niskiej dla nas ważności, lecz często im poświęcamy największą ilość czasu. Takimi zadaniami są m.in. zebrania, na których nasza obecność jest zbyteczna lub tematy nie mają większego dla nas znaczenia, polecenia od przełożonego, które dla mnie nic nie wnoszą (np. raport), telefony z innych działów, wyjaśnianie spraw pracownikom, którzy daną tematykę znają, załatwianie zadań za pracowników z innych działów.

W celu zwiększenia swojej efektywności kluczowe jest rozwinięcie umiejętności delegowania uprawnień, a zwłaszcza w dwóch obszarach: wiedza (proces, techniczna, organizacyjna) i odpowiedzialność/uprawnienia (samodzielność w podejmowaniu decyzji, samodzielność w rozwiązywaniu problemów).

Do zadań typu B i C kluczowe jest posiadanie osób, którym będziemy mogli je delegować. Choć te zadania są one mało korzystne dla nas, to czasami ich realizacja jest niezbędna. Przy dużym natłoku zadań mogą się stać potężnym złodziejem czasu wywołującym dużą dawkę frustracji.

MACIERZ EISENHOWER-a

Eisenhower amerykański generał, prezydent USA podczas swoich rządów borykał się z bardzo dużą ilością zadań, które przed nim stały do zrealizowania. Mając świadomość, że z któryś będzie musiał zrezygnować lub je będzie delegował zastanawiał się jaki klucz przyjąć, żeby skutecznie je przefiltrować.

Do analizy przyjął dwa kryteria:

  • pilne – na kiedy dane zadanie ma być zrobione,
  • ważne – na ile dane zadanie jest ważne dla niego a nie osób trzecich. Tutaj należy bardzo skupić się na sprawdzeniu czy realizuje zadanie dla kogoś czy dla siebie.

W wyniku takiego podejścia do zadań powstała macierz Eisenhowera, w której mamie dwie osie. Jedna z nich to pilność zadania a druga to ważność zadania.

Zadania pilne i ważne

Zadania te charakteryzują się dużą ważnością i pilnością. Mają one krótki czas realizacji i są najczęściej strategiczne w twoim działaniu. W tej ćwiartce powinny znajdować się zadania o wysokim priorytecie dla ich właściciela.

Jest to ćwiartka wywołująca dużo pozytywnych i negatywnych emocji. Z jednej strony można cieszyć się z realizacji zadania, z drugiej strony można doświadczać stresu negatywnego z powodu świadomości braku czasu na realizację zadań.

Duża ilość pracy w tej ćwiartce najczęściej kończy się:

  • ciągłym zmęczeniem,
  • wypaleniem zawodowym,
  • spadkiem odporności psychicznej.

II. Zadania ważne, ale niepilne

To najlepsza ćwiartka w całej macierzy. Jest ona dobra ponieważ robimy zadania, które są ważne dla nas jak również mamy komfort braku presji czasowej. Wszystko jest pod kontrolą. Tutaj znajdziemy czas na rozwój oraz spojrzenie z perspektywą na zadania, które mamy do realizacji.

Duża ilość pracy w tej ćwiartce najczęściej kończy się:

  • komfort pracy,
  • life balance,
  • dbałość o swoje emocje,

  czas na budowanie relacji z innymi.

III. Zadania pilne, ale nieważne

Jesteśmy w ćwiartce, w której głównie skupiamy się na cudzych celach. Bardzo często są to szybkie wrzutki od przełożonych lub zadania, które powinien wykonać inny dział. Często rozbijają plan pracy i powodują reorganizację.

Innym przypadkiem jest świadome/nieświadome realizowanie takich zadań w celu poprawienia sobie samooceny poprzez szybkie zrealizowanie zadania. Mamy wtedy poczucie wysokiej skuteczności. Nie rozpatrujemy realizacji przez pryzmat korzyści w naszym obszarze tylko przez zamknięcie tematu. Często też jest to odwrócenie uwagi od czegoś ważniejszego (temat, który nas odpycha).

Duża ilość pracy w tej ćwiartce najczęściej kończy się:

  • niską skutecznością,
  • dużym zmęczeniem psychicznym i fizycznym,
  • poczuciem niskiej skuteczności,
  • przekonaniem, że jestem nieskuteczny.

IV. Zadania niepilne i nieważne

Zadania, które wykonujemy w trzeciej ćwiartce są z jednej strony dobre bo nie powodują presji czasowej lecz wzbudzają negatywne emocje ponieważ ich realizacja ma niskie uzasadnienie. Najczęściej są to cudze cele. Robimy je, ponieważ ponieważ zostały nam zlecone lub mamy za wysokie kompetencje do ich wykonania.

Duża ilość pracy w tej ćwiartce najczęściej kończy się:

  • zaniżenie samooceny,
  • poczucie bezsensu swojej pracy,
  • brak celu,
  • brak rozwoju,
  • narastająca frustracja.

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

*