Skuteczna prezentacja – podstawowe zasady

17/07/19

Prezentacja pomysłów/rozwiązań w życiu menedżera jest bardzo ważną a zarazem jedną z podstawowych  umiejętności niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania w zespole. Jest ona narzędziem, które wykorzystujemy w każdym aspekcie funkcjonowania z ludźmi. Prezentacja odbywa się na poziomie świadomym i podświadomym. Czy bardziej czy mniej tego chcemy ale w taki sposób oddziałujemy na nasze otoczenie. W tym artykule skupię się na naszym oddziaływaniu na rozmówcę/słuchacza na poziomie świadomym. Drugim obszarem wymagającym rozwoju u osób prowadzących prezentację jest rozumienie w jaki sposób oddziaływują na nas słuchacze, co ma duże przełożenie na prowadzoną przez nas wypowiedź.

Podstawowymi narzędziami, które możemy wykorzystać w celu przeprowadzenia skutecznej prezentacji pomysłu/rozwiązania są:

  • mówimy powoli, wyraźnie – nie mam na myśli „rozlazłego wypowiadania zdań” lecz tempo dostosowane do słuchacza. Trzeba wziąć pod uwagę, że nie jest on w naszej głowie i potrzebuje „chwili”, żeby wszystko sobie poukładać. Powolne i wyraźne mówienie jest dość trudne dla osób, które doświadczają sytuacji lękowej podczas prezentacji ponieważ w stresujących sytuacjach najczęściej przyjmujemy postawę agresywną lub uciekamy. Bez względu na to, której reakcji doświadczymy jest to na dla nas nieprzyjemne i umysł chcąc nas chronić przed takim stanem emocjonalnym będzie przyspieszał mówienie, żeby skrócić czas trwania dyskomfortu. Jeśli nasz słuchacz to wyłapie zobaczy osobę, która nie jest pewna tego, co prezentuje.
  • mówimy na temat – przed przystąpieniem do prezentacji warto zastanowić się nad tym co chcemy powiedzieć. Mówienie na temat wiąże się z używaniem argumentów, które są ważne dla słuchacza.  Jest to bardzo ważny aspekt prezentacji ponieważ słuchacze słysząc argumenty, które są im bliskie chętniej angażują się i są bardziej przychylni do propozycji płynących od prezentera. Z tego powodu politycy wynajmują specjalistów, którzy badają nastroje i oczekiwania społeczne. Prezenter może wykonać takie badania samodzielnie lub z kimś poprzez zadanie sobie kilku pytań przed spotkaniem. Kilka przykładów:
    • gdybym był słuchaczem to, co by mnie przekonało do argumentów prelegenta?
    • co oczekuje mój słuchacz?
    • jakie korzyści/zastosowanie będzie miał słuchacz z mojego pomysłu/rozwiązania?
  • utrzymujemy kontakt wzrokowy – jest to o tyle ważne działanie ponieważ dla słuchacza brak kontaktu wzrokowego ze strony prezentera najczęściej jest odbierany krytycznie. Jeżeli prelegent skupi się na jednej osobie (będzie tylko do niej mówił) to może takie zachowanie odebrać jako ignorowanie, lekceważenie lub olewanie. Nasz powód dlaczego mówimy tylko do jednej osoby (np. mam do niej zaufanie, mam wrażenie, że mnie słucha) dla odbiorcy nie ma znaczenia ponieważ go nie zna.  Prelegenci, którzy mówią o tematach dla nich trudnych często mają spuszczony wzrok w dół lub rozbiegane oczy. Jest to naturalne zjawisko w takiej sytuacji i niestety wtedy często prezenterzy są postrzegani jako nieuczciwi lub chcący coś ukryć.
  • modulujemy głosem – jest udowodnione, że jedną z głównych przyczyn pojawiania się sytuacji konfliktowych jest silna intonacja głosu. W praktyce prowadzenia prezentacji jest to jedno z kluczowych narzędzi wywierania wpływu. Osoby, które mówią do słuchaczy a nie dbają o jej uatrakcyjnienie poprzez podkreślanie ważnych aspektów swojej prelekcji powodują spadek zainteresowania a często wyłączenie się uczestnika spotkania. Dla odbiorcy jeśli położymy nacisk na jakieś sformułowanie pojawia się sygnał, że jest to coś ważnego na co zwrócić uwagę. To jest tak jak z przekleństwami. Jeśli ktoś nie używa wulgaryzmów i w pewnym momencie wypowiedzi takowy się pojawi to znak, że ten komunikat jest ważny. 
  • przerwy w wypowiedziach – ich magia polega na tym, że jeżeli wykorzystujemy to dają możliwość drugiej stronie na:
    • nadążyć za naszym tokiem wypowiedzi – to co jest oczywiste dla nas nie koniecznie jest oczywiste dla drugiej strony. Bardzo często podczas prezentacji nie mamy możliwości sprawdzenia w jaki sposób druga strona nas rozumie, więc możemy zapewnić jej czas na poskładanie tego, co mówimy poprzez przerwy w wypowiedziach.
    • skupieniu na słuchaniu – przerwy w wypowiedziach są wykorzystywane np w hipnozie podczas odliczania. Jest to ciekawe zjawisko ponieważ jeśli w toku informacji pojawiają się puste przestrzenie to umysł się skupia na oczekiwaniu co będzie później. Dzięki tej sztuczce możemy uzyskać skupienie i zainteresowanie drugiej strony.

Przedstawiłem Państwu kilka prostych narzędzi, o które warto zadbać podczas prezentacji. Dzięki nim będzie Wam łatwiej 

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

*